DigiCampuksen-hankeväki perehtyi saavutettavien pdf-dokumenttien luomiseen Corellian Sampo Korkeilan avulla yhteisessä koulutuksessa. Mukana oli osallistujia laajasti eri korkeakouluista.
Koulutuksessa käytiin läpi, miten saavutettavia tiedostoja tehdään Wordissa ja InDesignissa. Saimme asiantuntevia vastauksia täsmäkysymyksiimme.
Jaettavat pdf-tiedostot tulee tehdä saavutettaviksi
Pdf on yleinen tiedostomuoto, jota käytetään erityisen paljon verkossa. Opetuksen yhteydessä näytetyt diasarjat jaetaan usein pdf-muodossa, samoin monenlaiset ohjeistukset ja liitetiedostot. Pdf-muoto on kätevä, koska se ohjelmistoriippumaton, siirrettävä tiedostomuoto. Huolimattomasti tehtynä se voi olla kuitenkin erittäin epäsaavutettava.
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta vaatii, että kaikki 23.9.2018 jälkeen verkkoon laitetut asiakirjat ovat saavutettavia. Vaatimus koskee tätäkin vanhempia tiedostoja, jos ne ovat käyttäjälle välttämättömiä.
Tämä on siis asia, johon meidän täytyy tarttua.
Saavuttavan pdf-tiedoston luominen alkaa alkuperäisestä tiedostosta
Koska pdf-tiedosto on lähes aina luotu julkaisemista tai jakamista varten, sen taustalla on jokin toisessa muodossa oleva dokumentti – useimmiten Word-dokumentti tai PowerPoint-esitys. Tästä syystä saavutettavan pdf-tiedoston tekemisen ensiaskeleet otetaan jo alkuperäisessä ohjelmassa – Wordissa tai PowerPointissa.
Tekstidokumentti tai diaesitys tehdään siis saavutettavuusohjeistusten mukaisesti. Tässä hyvänä apuna toimii Helppokäyttöisyyden tarkistus -työkalu, joka löytyy sisäänrakennettuna sekä Wordista että PowerPointista. Työkalu tarkistaa dokumentin saavutettavuuden, ilmoittaa siinä olevat saavutettavuusvirheet ja tarkistettavat kohteet, antaa ohjeet niiden korjaamiseen ja kertoo vielä, miksi korjaaminen on tärkeää. Tämä toiminto todella helpottaa työtä!
- Tee alkuperäisestä dokumentista mahdollisimman saavutettava.
- Tarkista alkuperäinen dokumentti Helppokäyttöisyyden tarkistus.
Saavutettava pdf-tiedosto luodaan tagien avulla
Tuottamamme dokumentit ovat suurimmalta osin aika yksinkertaisia. Jos esimerkiksi tekstitiedoston sisältönä on tekstiä ja kuvia (ei taulukkoa tai palstoja), voi pääsääntöisesti luottaa siihen, että myös pdf-tiedostosta tulee saavutettava – kunhan sisältöön on tehty Helppokäyttöisyyden tarkistus ja mahdolliset virheet korjattu. Tämän lisäksi on tärkeää tallentaa tiedosto oikein, määritellä tallennusasetukset sekä tiedostolle otsikko ja kieli.
Saavutettavassa pdf-dokumentissa sisällön rakenteet – otsikot, kappaleet, listat, kuvat – on merkattu tunnisteilla eli tageilla. Kun tunnisteet on kunnossa, ruudunlukuohjelma voi lukea pdf-tiedoston ääneen ja mobiililaite pystyy juoksuttamaan dokumentin uudelleen ja näyttämään sen pienessä näytössä. Kun olet tarkistanut alkuperäisen dokumentin saavutettavuuden, tunnisteet ovat kunnossa. Tallennusvaiheessa pitää kuitenkin kertoa, että nämä tunnisteet otetaan käyttöön myös pdf-dokumentissa.
- Tallenna tiedosto vie-toiminnolla ja tarkista asetuksista, että ”Asiakirjan rakenteen tunnisteet helppokäyttötoimintoja varten” on valittuna.
- Määrittele tiedostolle otsikko ja kieli.
Tarkista monimutkaisten tiedostojen saavutettavuus
Jos tiedosto sisältää taulukoita tai palstoja tai se on lomake, on syytä tarkistaa sen saavutettavuus pdf:ksi tallentamisen jälkeen. Se vaatii hieman enemmän käsityötä mutta kannattaa. Esimerkiksi pdf-lomakkeen esimääritetty välilehtijärjestys helpottaa lomakkeen täyttämistä kaikille käyttäjille. Pdf-tiedoston tarkistamiseen on olemassa useampia työvälineitä:
- Adobe Acrobat DC: maksullinen ohjelma, jolla voi tarkistaa ja korjata pdf-tiedostoja. Adobe Acrobat DC ohjeet
- PAC – Free PDF Accessibility Checker 3: ilmainen ohjelma, joka toimii vain Windows-koneilla. Tarkistaa, ei tee korjauksia.
- PAVE – Accessibility Validation Engine: ilmainen ohjelma, alle 5 MB tiedostot. Tarkistaa, sisältää myös automaattiset korjaustoiminnot.
Uusi toimintatapa haltuun harjoittelemalla
Saavutettavien pdf-tiedostojen tekeminen ei loppujen lopuksi olekaan niin vaikeaa kuin oletin. Suurimmaksi osaksi pärjätään muutamilla helpoilla tarkistuksilla. Lomakkeiden ja monimutkaisten tiedostojen käsittely vaatii toki enemmän käsityötä mutta sekään ei ole vaikeaa – kunhan tietää, mitä tekee.
Uusi toimintatapa vaatii aina harjoittelua ja opettelemista. Kuten Sampo totesi, alkuun voi olla epävarmuutta, mutta kun tekemiseen saa rutiinin, siitä tulee osa normaalia työskentelyä. Sitä kohti kuljemme.
Kiitokset Sampolle asiantuntevasta ja opettavaisesta koulutuksesta!
Lisätietoja ja ohjeita
- Ohjeet saavutettavien word-tiedostojen tekemiseen (Microsoft)
- Ohjeet saavutettavien PowerPoint-esitysten tekemiseen (Celia)
- Ohjeet saavutettavien pdf-tiedostojen tekemiseen (Celia)
- Ohjeet saavutettavuuden huomioimiseen InDesignissa (Adobe)
Minna Koskinen
Kirjoittaja toimii asiantuntijana Ammatillisessa opettajakorkeakoulussa, Jyväskylän ammattikorkeakoulussa ja on mukana DigiCampuksen Esteettömyys ja saavutettavuus -osahankkeessa.
Kuva: Unsplash.com
